Hur länge ska bokföringen
•
När kan jag kasta bokföringen?
Vilket års bokföring kan jag kasta den 1 januari 2024 och hur länge ska jag spara kvitton och andra papper? Här får du svaret samt tips på bra böcker om bokföring och ekonomisk redovisning.
Kraven på att spara räkenskapsinformation (det vi kallar bokföring) om sitt företag måste sparas i sju (7) år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Men det innebär för ett företag med räkenskapsår 1 juli-30 juni att räkenskapsinformationen faktiskt måste sparas i 7 år och 6 månader. Bestämmelser om hur lång tid bokföringen måste sparas finns i 7 kap. bokföringslagen.
Så mer konkret är frågan vi alla småföretagare ställer oss vid årsskiftet: Vilket års bokföring kan jag kasta den 1 januari 2024?
Svaret detta år (2024) är att du kan städa bort material som tillhör räkenskapsår som avslutats under 2016 eller tidigare. Ett undantag är ifall du har tvistiga fordringar eller skulder som är äldre än sju år. Då bör du behålla bokföring och annat räkenskap
•
Hur länge behöver jag arkivera min bokföring?
Enligt bokföringsnämnden och den svenska bokföringslagen så ska den arkiveras i minst sju år. Det här gäller då inte enbart själva bokföringen utan också alla kvitton, dokumentation och annat underlag samt deklaration och årsredovisning. Ser du till att arkivera din bokföring digitalt så behöver du inte spara papperskopian på underlaget.
Att spara underlaget digitalt
Digitalisera pappersfakturor
Genom att scanna in och spara fysiska kvitton, fakturor och annat underlag digitalt så behöver originalet på papper inte sparas alls. Att fota eller scanna in sina underlag är också bra då de inte sällan bleknar efter några år.
Fakturor som skapats digitalt
Fakturerar du via ett faktura- eller bokföringsprogram online? Då räcker det alltid att arkivera och spara det elektroniska underlaget. Du behöver alltså inte skriva ut dina fakturor på papper. Även här är det sju år som gäller vid arkivering av den elektroniska fakturan.
Anställdas utl
•
Företag som bedriver näringsverksamhet ska bokföra alla händelser av ekonomisk art. Bokföringen ska grunda sig på ett skriftligt eller digitalt underlag – en verifikation. Utgångspunkten är att verifikationer ska sparas i den form de togs emot. Huvudregeln säger att alla verifikationer, och all övrig räkenskapsinformation, ska sparas i sju år.
Exempel på vad som menas med räkenskapsinformation:
- Fakturor - till kunder och från leverantörer
- Kvitton
- Lönespecifikationer
- Inventeringslistor
- Följesedlar - om dessa innehåller central information som saknas på fakturor
- Programvara och manualer
- Bokföringsmedia - lösblad, böcker, samt andra hjälpmedel för grundbokföring, huvudbokföring, årsbokslut och årsredovisning
Elektroniska underlag
Har du tagit emot en faktura elektroniskt är det elektroniska dokumentet det underlag som du ska arkivera och spara i sju år. Du måste alltså inte skriva ut en papperskopia. Du kan givetvis göra det om du tycker att det är enklare så, men de